准备新品发布会有很多准备工作要做，其中最重要的是选择合适的时间，安排人员，邀请记者，布置场地，准备材料。1.时机选择在确定新产品推出的时机之前，应该明确:确认新产品推出紧迫性的最佳时机应该得到确认。基于以上，如果确定要召开新品发布会，就要选择合适的时间召开:避开节假日、当地重大活动、其他单位的发布会，避免与新闻媒体发生冲突。恰当的时机是新产品上市成功的保证。2.人员安排新品发布会人员安排的关键是选择好主持人和代言人。大会主持人应为主办方公关部长、办公室主任或秘书长。基本条件是:长得帅，年轻，见多识广，反应灵活，语言流利，幽默风趣，善于把握大局，引导问题，控制会场，主持会议经验丰富。发言人是单位的主要负责人。除了在社会上有良好的声誉，与新闻界的关系融洽之外，对发言人的基本要求是良好的修养、渊博的知识、敏捷的思维、口才和礼貌。在新品发布会上，要挑选一批负责发布会现场工作的礼遇接待人员。一般会聘用相貌端正、工作认真负责、沟通能力好的年轻女性。值得注意的是，参加新闻发布会的所有工作人员都被要求佩戴事先制作好的同一胸卡，胸卡上要写清楚姓名、单位、部位、职务。3.邀请嘉宾。参加新品发布会的嘉宾要提前确定其范围，具体取决于话题的范围或者活动发生的地点。一般来说，参与者应该是与特定事件相关的人。另外，确定邀请的嘉宾后，邀请函要提前一周发出，会前要用电话提醒。4.场地布置。新品发布会的地点可以在首都，也可以在大城市，除了单位或者活动所在地。也可以租用大酒店或宾馆举办。如果想有全国影响力，可以在首都或者大城市举办。新品首发地要有便利的交通、舒适的条件、合适的规模。最好用圆桌，不要用长方形的。大家围成一个圈，这样气氛融洽，宾主平等。当然，这只适用于小型会议。大型会议要有主席台座位和嘉宾座位。5.材料准备在新品发布会之前，主办方要提前准备好以下材料:一、演讲提纲。它是发言人在记者招待会上正式发言的摘要。它应紧扣主题，体现全面性、正确性、生动性和真实性原则。二是题目大纲。为了使演讲者在现场正式回答问题时表现自如，可以猜测所问的主要问题，形成问答提纲和相应的答案，供演讲者参考。第三是数据大纲。一份基于相关数据、图片、资料的数据大纲，必须事先认真准备，认真打印出来，在新品发布会上提供给嘉宾。资料提纲上要列出单位的名称和联系方式，方便以后联系。第四，视觉视听资料。与会者可以利用这些材料来提高会议的效果。它包括:图表、照片、实物、模型、录音、录像、电影、幻灯片、光盘等。过程中的礼仪。做好会议签到工作。做好新品发布会的签到工作，让嘉宾签上自己的名字、单位、联系方式等。在事先准备好的签到本里。签到后，嘉宾将按照事先的安排带领参会人员到会场就座。2.严格遵守程序。严格遵守会议程序。主持人应充分发挥主持人和组织者的作用，宣布会议的主要内容、提问范围和会期，一般不超过两个小时。主持人和主讲人发言时间不要太长，会影响嘉宾提问。客人提出的问题要一一回答，不能和客人发生冲突。会议主持人要时刻把握会议主题，维护会场秩序。3.注意相互配合。在新品发布会上，主持人和代言人要相互配合。为此，首先要明确分工，各司其职，不同意越俎代庖。新闻发布会期间，主持人和发言人通常要保持口径一致，不允许公开反驳他人，互相诋毁。4.要真诚，要主动发动发布会。注意自始至终对客人的态度，因为接待客人的质量直接关系到新品发布会的成败。新品发布会召开后，主办方要在一定时间内对善后工作进行认真评估，主要包括:1。整理会议资料有助于全面评估会议效果，为今后类似会议提供借鉴。大会结束后，要尽快整理大会纪要，对大会的组织、安排、主持、答疑等进行回顾总结，从中吸取教训，找出不足。2.收集各方的反馈。首先要收集与会人员对会议的整体反馈，检查在接待、安排、服务等方面是否存在缺陷，以便日后改进。
