1、收据是收取的款项，只能是往来款项，收据所收支款项不能作为成本、费用或收入，只能作为收取往来款项的凭证；
2、发票不但是收支款项的凭证，而且凭发票所收支的款项可以做为成本、费用或收入，也就是说发票是发生的成本、费用或收入的原始凭证。
《中华人民共和国发票管理办法》
第十五条
需要领购发票的单位和个人，应当持税务登记证件、经办人身份证明、按照国务院税务主管部门规定式样制作的发票专用章的印模，向主管税务机关办理发票领购手续。主管税务机关根据领购单位和个人的经营范围和规模，确认领购发票的种类、数量以及领购方式，在5个工作日内发给发票领购簿。
单位和个人领购发票时，应当按照税务机关的规定报告发票使用情况，税务机关应当按照规定进行查验。
一、收据与发票的定义不同1、收据是指财政部门印制的盖有财政票据监制章的的收付款凭证，收据所收支款项只能作为收取往来款项的凭证。2、发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证，是合法的凭证，发票可以作为报销的凭证，列入成本费用。二、收据与发票的分类不同1、收据可以分内部收据和外部收据。外部收据又分税务部门监制、财务部门监制、部队收据三种。2、发票分为普通发票和增值税专用发票和香港发票。三、收据与发票的入账处理不同1、收据的入账处理：(1)内部收据是单位内部的自制凭据，用于单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等，这时的内部自制收据是合法的凭据，可以作为成本费用入账。(2)单位之间发生业务往来，收款方在收款以后不需要纳税的，收款方就可以开具税务部门监制的收据。(3)行政事业单位发生的行政事业性收费，可以使用财政部门监制的收据。(4)单位与部队之间发生业务往来，按照规定不需要纳税的，可以使用部队监制的收据。(4)除上述几种收据外，单位或个人在收付款时使用的其他自制收据，就是日常所说的"白条"，是不能作为凭证入账的。2、发票的入账处理：(1)普通发票主要是营业税纳税人和增值税小规模纳税人使用。普通发票的基本联次为三联：第一联为存根联，开票方留存备查用第二联为发票联，收执方作为付款或收款原始凭证第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。(2)增值税专用发票是我国实施新税制的产物，是国家税务部门根据增值税征收管理需要而设定的，专用于纳税人销售或者提供增值税应税项目的一种发票。(3)香港发票是内陆因为有增值税的原因，所以要用税务局的统一发票，而其他的就用财政局印行的收据，作为单位记账和报销。总的来说，二者之所以区别开来，主要是因为在会计账务处理和纳税申报时涉及到报销和税前扣除的处理，所以财务人员一定要把票据管理好，做好收据和发票区分。发票与收据的区别如下： 1、收据只在收到款时开出，作为一种款项收讫的凭证。可以自己印制、市面购买、税务局购买，不受太大限制。发票作为一种业务、收入实现的确认凭据，必须到税务局购买，或大型企业自己印制时必须到税务局指定的印刷单位印制。 2、收到发票不能证明已经付款，只有对方通过银行支付（可查询）或收到对方收据时才能证明款项已经支付。所以一般收款时不论是否开具发票最好都要开具收据。 4、开收据的业务不一定开发票。有的个体单位，在发生业务时只要收据不要发票，但只要是业务或销售收入开收据一样要正常交纳各项税费。 5、开发票的业务有的可以不开收据。如：有的款项通过银行支付，可以在一定期限内查询，或能通过其它方式证明款项已经支付。但最好还是要对方开具收据，避免时间长了不好查询。 6、收据的使用范围比发票广：除收入业务外，发票可用于个人或单位借款、收款凭据，报销冲账凭据等。
