昨天文章末提了一个小问题:
回答这个问题前,我们先来聊一聊excel操作的一个很重要的思维:如果你的表格存在数据分析需求,尽量 不要单元格合并 ,因为后续的排序、汇总、数据透视表等功能都会受影响。
比如上表中,要对星期一数据进行降序,就会弹出以下警告:
竟然合并的单元格如此碍事,那我们要怎样恢复正常呢?可分3步走:
①选中第一列
②取消单元格合并
①选中第一列
②快捷键F5调出“定位条件”界面
③选择“空值”定位即一次性选中了所有的空白单元格
这是非常重要、关键的一步,昨天的推文中( 如何快速删除excel中的所有空行或空列——4、填充所有的单元格 )也讲解了这招:
F5选择空值后,直接输入“=A2”,再按Ctrl+Enter,这个组合键的功能就是 在所有选中单元格中输入相同信息。
具体我们还是来看看GIF吧
其实,我们根据excel提供的功能有效结合,会产生意想不到的效果。当然,前提是你得知道有这个功能存在,如果你不知道,那还不赶紧关注“ excel自习室 ”,一起自习,一起成长。
方法/步骤
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有如下图所示的表格。
当我们对总成绩排序时会显示如下图所示的提示。
怎么才能实现对合并单元格数据排序呢?我们可以这样来实现。选中该工作表内容,然后复制到新工作表中。
选中数据的情况下,右击选择“设置单元格格式”打开“单元格格式”对话框,在“对齐”选项卡将“文字控制”下的“合并单元格”前的复选框取消选中,然后单击“确定”,也可以这样直接单击工具栏的“合并并居中”按钮。
现在效果如下图所示。
选中数据区域,按快捷键“Ctrl+G”打开“定位”对话框,单击“定位条件”按钮。
打开“定位条件”对话框,选择“空值”,然后单击“确定”。
在公式编辑栏输入“=A2”,然后按Crtl+Enter组合键。
现在效果如下图所示。
选中总成绩所在的列,然后单击工具栏上的排序按钮来完成排序。
排序完成后的效果如下图所示。
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因为学生记录都占用两行,故可以这样操作:在原表中将数据选中,单击工具栏上的“格式刷”,然后来新表刷格式,现在表格如下图所示。
以Excel2007为例。
1、选定需要排序的区域,点右键设置单元格格式。
2、去掉合并单元格前的选项,来拆分所选区域的所有合并单元格。
3、再次选定需要排序的区域,选择Excel2003中在编辑菜单下的定位,点击空值。
4、在表格的空值区域输入框内输入公式=上一个单元格,例如“=A2“,然后按“Ctrl+Enter “键。
5、表格被全部拆分并填充空值为所需内容,进行排序即可。
选定需要排序的区域,点右键设置单元格格式
去掉合并单元格选项,来拆分所选区域的所有合并单元格。
再次选定需要排序的区域,在Excel2007中在开始卡的查找和选择选定位条件,点击空值。
点击空值
在空白区域输入公式,后按Ctrl+Enter。
完成。
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