无印良品的一个著名的管理法:晚上6点半之前必须下班。
这个管理法,是无印良品最著名的一任CEO松井忠三在他的那本著作《解密无印良品》里面写到的。他说:
无印良品在法国、意大利、西班牙也开设了门店,开店前,松井忠三自己去这几个国家实地考察。他发现,欧洲人的工作方式和节奏和日本人特别不同。
比如,日本人吃饭像是一个任务,下班之后匆匆赶到一个餐馆,迅速点好菜然后赶快吃完,之后踏上回家的路。感觉吃饭好像只是维持身体的机能。但是,他观察到的欧美人经常午餐就要吃两个小时,而到了晚餐,更是要聚集一帮朋友,边吃边聊,还喝点酒,有时候一顿饭结束了都凌晨1点了。结果第二天,他们还是能9点准时出现在公司。
无印良品内部也有一些外派到欧美国家的员工,结果几年之后调回总部的时候,他们已经完全没法适应日本企业的工作节奏了,只能申请再调回去,或者干脆辞职。所以松井忠三就想,无印良品的员工从来都是非常热心,觉得加班是理所当然的,经常工作到最后一班电车结束,周末也常常只有一天能休息。但是一直过这样的生活,不但没法提高生产力,也没法得到工作的新创意。
于是有一天,松井忠三决定让员工不再加班了。
当然,一开始就要求全员不加班并不现实,所以松井忠三要求从每周一天的“无加班日”开始,这一天所有人都要在晚上6:30之前下班,结果出乎意料的是,很快就实现了。于是过了一阵,他把无加班日增加到两天,一开始虽然出现了一些混乱,但最后还是实现了。
最后,整个无印良品开始计划完全取消加班,全面贯彻全公司员工晚上6:30必须下班的政策。
结果这回终于炸锅了。尽管一到时间,就有专门人员来关灯拔电源,但居然会有不少员工先假装离开,然后再偷偷跑回来,或者干脆把工作带到家里去做。
松井忠三看到这种情况之后当然不能满意了,于是他要求,每个部门都要拿出自己消灭加班的方案出来,否则就要问责部门的领导。结果这时候,一系列改变就发生了:
各个部门都开始审视自己的工作内容,找出那些消耗了很多时间,但实际上又没有太多成效的工作。然后开始把这些工作砍掉。
大家还开始优化工作流程。比如本来不同组汇报给领导的PPT格式都很不一样,所以最终统一整理的时候就很麻烦。而现在工作时间没那么多了,大家就只好开发了一个通用的模板,每次更新只要把数字和信息填进去就可以了。结果这节省了很多时间。
消灭加班的命令还促进了部门之间的合作。比如IT部门专门开发了供商品部门传导资料的系统,不但节省了商品部门时间,还让员工寻求IT支持的次数大大降低了。
最后大家还发现了一点,以前10个甚至12个小时完成的工作,真要放在8小时里也能完成。比如无印良品调查了整个员工的网络使用情况,发现大家整体上25%的时间都在做和工作无关的事。
最终通过各方的努力,无印良品虽然没有100%完全消灭加班,但是也达到了非常好的效果。他们后来轻微地修改了规定,要求每个部门每天晚上6:30之后留在公司的人数不能超过部门总数的10%。到了2013年,又把这个数字降到了7%。结果,不仅员工的幸福度大大增加,整个公司的运营效率也显著提高了。
丨帕金森定律
看到松井忠三的这个“6:30必须下班”的管理法,让我想起一本书的一个理论来。
美国有个著名的畅销书作家叫蒂姆·费里斯(Tim Ferriss),他的成名作叫做《每周工作四小时》,讲的就是他怎么通过各种方法,让自己每周只工作四个小时,还比原来收入增加了好几倍的方法。
这本书我并不是100%认同,但里面提到过一个很经典的理论我倒是觉得非常有道理,这个理论叫做帕金森定律(Parkinson’s Law)。这个帕金森定律是这么表述的:不管一个任务有多么复杂或者简单,它总会自动填满你给其分配的所有时间。
我来举个例子。这实际上也是帕金森当时提出这个理论的时候本人使用的例子。这个理论发表的时候是1958年,比较早,所以他举的例子也比较古老。
帕金森说,他经过多年调查研究,发现一个人做一件事所耗费时间的差别可以非常巨大:比如他可以在10分钟内看完一份报纸,也可以看个大半天。或者,一个很忙的人20分钟可以寄出一沓明信片,但一个无所事事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片,可以足足花一整天——找明信片一个钟头,找眼镜二十分钟,查地址半个钟头,写问候的话一个钟头……
帕金森发现,在工作中,每项任务都会自动膨胀,不管你给它分配半小时,一下午还是三天,它都会占满所有可用的时间。如果时间比较充裕,你就会放慢工作节奏,或是增添各种细枝末节的东西,最终这些时间也会被消耗掉。
帕金森定律其实还有另一种表述方法,叫做:一件工作的复杂程度,取决于你给其分配的时间有多少。道理也是类似的。
它说的就是,我们不管做一件事,还是思考一个问题,或者做一个决策,既可以非常的简单,也可以非常的复杂。简单到你可以一拍脑门就去做,复杂到你可以收集几周几个月甚至几年十几年的信息,再去做这件事或者做这个决定。想做一件事情,方法和细节可以是无穷尽的。很多时候我们细致到什么程度,是取决于我们给予这个任务多少时间的。所以这也是为什么我们经常开一个玩笑,就是“deadline是人类最伟大的发明”。
丨帕金森定律的三个启示
一、限制思考时间
首先我们要克服完美主义的心态。不管你做什么工作,理论上你可以收集无限的信息,做无限的准备,之前打无限的草稿,只要时间足够多就行。比如你要写篇文章,其实要求你24小时内写出来你也能写,但是真要说你有俩月时间来写,那你绝对也是能写俩月的。所以,既然完美本来也不存在,那干脆就给自己定一个时间计划,就让自己按照某个时间计划之内,说什么也把这个东西做出来,不管它最后效果如何。你会发现当你有了这种思维方式的时候,拖延症就会好了一些。
就像扎克伯格在Facebook成立的时候说的那句:Done is better than perfect。完成大于完美。
二、限制内容的长度
你要写个PPT,或者写篇文章、做个演讲等等,可以给自己一个长度上的限制。比如就是一页的word文章,或者5张PPT,或者3分钟的快速演讲,不能再多了。这个时候你会发现,由于长度的限制,你会迅速地考虑最重要的问题是什么,以及什么信息应该被舍弃。
三、工具影响思维
最后一个启示听起来有点玄乎,它是说,人的思考方式有时候是会被工具反过来影响的。
比如你用粗的马克笔和白板笔的时候,思考的线条就会比你用圆珠笔的时候要粗。也就是如果你非常需要掌控大局,不拘小节的时候,你应该使用粗的马克笔去白板上画。我自己的体会是,有时候我回答别人问题的时候,用手机回答一般篇幅就会短不少,用电脑的时候就会话更多。可能也是类似的道理。
所以我一直认为,克制的东西可能才最有生命力。最后,我就用大建筑师Frank Lloyd Wright说的一句话来结束今天的专栏。他说:
The human race built most nobly when limitations were greatest.
人类最好的建筑都是在条件限制最多的情况下建造出来的。
有5个班次。早班9:00至18:00,晚班13:00至22:00;早小9:00至13:00,午小14:00至18:00,18:00至22:00。无印良品是一个日本杂货品牌,在日文中意为无品牌标志的好产品。产品类别以日常用品为主,产品注重纯朴、简洁、环保、以人为本等理念,在包装与产品设计上皆无品牌标志。