1.行政/总部部门的工作职能是什么？
(1)防火、防盗和应急处理。
(2)工厂生产/办公及宿舍环境卫生的清洁和维护。
(3)宿舍分配、门卫管理、水电管理。
(4)工厂宿舍会客管理，车辆进出口管理，公务车辆管理。
(5)全厂食品供应和管理。
(6)消防设施的管理和安全检查。
(7)配电系统的建立、安全检查和维护。
(8)保证和维护工厂和宿舍的财产和人员安全。
(9)休闲娱乐设施和固定资产的管理。
(10)采购清洁用品、办公用品和电器配件。
2.行政主管的职责是什么？
(1)定期组织收集、分析和综合全厂生产和行政管理的各方面情况，主动进行调查和总结，并及时汇报。
(2)组织客人接待和车辆管理。
(3)负责组织工作会议，安排会议工作，直接协调安排涉及各部门领导的各类会议。
(4)对因得知生产/行政异常情况时未及时向最高管理者报告而造成重大损失的事故负责；对本部门岗位的设备、人身、交通和火灾事故负责。
(5)对工厂部门书写错误和收集整理数据不准确造成的严重后果负责。
(6)对保密文件、资料管理不严，泄密、丢失或损坏，印章、介绍信管理不严，使用不当造成的不良后果负责。
3.办公室整理、整改、清洁、保洁的重点是什么？
办公室“5S”活动的主要项目:文字材料、办公用具、清洁环境、员工仪容仪表等。
(1)文字资料的管理和整改分类包括受控文件资料、公开文字资料和个人文字资料。巩固和整顿的原则:
①公共文件和资料应放置在公共场所，由专人管理。
②个人文字资料的个人管理。
③所有文字材料都要标注；
④所有书面材料应按照方便取用、使用频率、重要性等原则存放在固定位置。
⑤规定文字资料的废弃规则，及时销毁无用的文字资料；
⑥提倡及时处置，养成不堆积文件的好习惯。
⑦不准私自保存文件，借还是个好习惯；
⑧私人的书面材料不要放在办公室。
⑨定期整理、整改和检查。
(2)办公用品的整理和整顿包括公共用品和个人用品，管理原则如下:
(1)公共物品应放在方便的地方，并规定使用规则(如用后放回原处等。);
②与工作无关的个人物品应离开办公室，与工作有关的应根据频率和重要性分类，放在固定位置；
(3)明确存放和废弃标准，及时废弃不用或很少使用的物品；
④提倡“单一”原则，身边应该只有一套有用的物品；
⑤定期检查。
(3)环境清扫保洁要点:
①在整理整顿的基础上，保持经常性的清扫保洁。
②明确清扫保洁的责任区域、要求和标准。
③定期开展清洁卫生活动。
④定期检查和纠正。
4.如何检查员工的健康？
(1)员工体检一般每年举行一次。
(2)一般检验由行政部负责联系医院，去医院检验或行政部联系医生去工厂检验。
(3)检查后如有疾病，应及早治疗。如有严重情况，公司将责令其停工，到指定医院治疗。
(4)每年年底，行政部应对疾病的名称、数量、治疗情况进行统计，为下一步制定有效的改进措施提供参考。
5.员工受伤可以赔付什么？
备注:每个工厂的情况不一样。这里选取某厂的规定作为参考。凡与劳动法律法规相抵触的，以法律法规为准。本节其他地方涉及法律法规的，按相应处理。
(1)一般应先将病人送到劳动局指定的医院。如果病人情况危急，应将其送往最近的医院进行治疗，其费用可以支付。
(2)通过急救完成的紧急治疗，如输血或特殊针灸和药物，可以支付。
(3)主治医生主要是服用必要的针灸药物，无力支付劳保的可以给。
(四)对临时和试用人员，根据实际情况酌情给予补贴。
(5)公伤津贴的支付应附医院证明和收据，由行政部办理。
(6)职工因公致残的，具体补贴由双方视情况商定，可以由劳动部门仲裁，也可以由人民法院判决。
6.如何管理员工饭卡？
(1)饭卡由行政/总务部设计制作，每月月底发放下月饭卡。
(2)饭卡的使用只有与本人自有品牌同时使用才有效。任何人不得将它们借给他人，违者将被罚款。
(3)员工请假时，应将请假条连同饭卡一并上交，终止休假时再取回。
7.员工宿舍是如何管理的？
(1)员工申请宿舍时，填写《宿舍分配申请表》，交主管审批，然后送总务部登记，等待分配。
(2)员工接到宿舍分配通知后，应限期入住，逾期视为放弃。
(3)爱护安全设备和各种家具。
(4)节约用水用电。室内住户应轮流打扫宿舍，保持房间整洁。
(5)宿舍内不得有酿酒、赌博或不雅行为等不当行为。
(6)宿舍内不得存放违禁和易燃物品。
(7)宿舍内禁止做饭，电炉、洒水炉等。未经许可不准使用，以确保安全。
(8)宿舍内不准喧哗、吵闹及其他妨碍他人的行为。
(9)行政/总务经常派工作人员检查宿舍，住客应服从安全和公益方面的指导。
(10)如果房客的私人物品丢失，应立即向房间负责人和行政/总务部门报告。
(11)员工下班后除在餐厅、娱乐室、网球场外，不得随意在工厂或办公楼内走动。
(12)员工离职时，应立即搬离宿舍，以免发生其他事情。
8.如何管理保安/门卫的培训？
(1)由保安队长、消防队讲解，观看录像，由培训组进行考核。
评估内容包括:
①帮助区域的工作分配和巡逻路线的熟悉程度。
②接待客人的态度和语言。
③模拟处理突发事件(火灾、盗窃、打架等。).
④防盗报警和消防设备的配置和操作。
(2)保安队长/教练将讲解体能训练并进行现场训练，包括:
①排队练习。
② 空拳击和散打
③其他耐力和敏感性的体育锻炼。
9.如何处理突发事件？
(1)白天发生火灾事故时:
①白天发生时，迅速通知值班保安，用灭火器扑灭，并拨打火灾报警电话:119。
(2)用无线电呼叫消防委员会成员，按通常的练习方法进行灭火行动。
③指导员工有组织地撤离到安全区域。
④协助消防队灭火，灭火后检查人员和物品受损情况。并保留完整的现场供警察或保险公司处理。
(2)当发生争斗时:
(1)迅速通知值班保安制止，将事故双方带至其他地方处理，并疏散围观群众。
②在处理事件时，保安要公正立场，以理服人，绝不偏袒或加入其中一方。
③如果外来人员来厂闹事，要认清对方的特征、人数、车牌号，弄清是否携带凶器，询问闹事原因等。同时关闭大门和所有出入口，通知所有保安集合，以防万一。
④当保安制止不住时，立即拨打110报警。
(三)职工患急性病或者因工负伤的；
(1)立即通知行政部安排司机，或立即在街上叫车。
(2)同时联系值班管理人员，要求其集资安排专人陪同前往医院治疗。
10.行政/总务如何管理车辆？
(1)因为公交必须按照重要程度提前向行政部申请借调。
(2)用户在驾驶车辆前，应对车辆进行基本检查(如水箱、油量、机油、刹车、电瓶液、轮胎、外观等。).如果发现任何故障、失窃或配件损坏，用户应立即报告，否则最终用户将对由此造成的后果负责。
(3)用户必须有驾照。开车时，我必须严格遵守交通规则。车辆随意摆放，会违反交通规则，被损坏或被盗。司机将赔偿损失并接受处罚。
(4)车辆应停放在指定地点、停车场或适当位置，司机不得将公务车辆开回家或私人使用，除非是晚上9点多公司发照或还车。万一发生事故，损坏，失去知觉等。私人使用期间，扣除保险理赔后，全部由私人承担。
(5)每辆车应设置“车辆行驶记录表”。使用前，应检查车辆里程表是否与记录单上的记录相符。使用后应记录里程、时间、地点和用途，管理部门每月抽查一次。
(6)车辆使用者应爱护车辆，确保机械和外观良好，使用后清洁车辆，保养时按以下程序操作车辆:
①如因驾驶员使用不当或疏于保养而造成车辆损坏或机械故障，所需保养费用视情况由驾驶员承担。
②用于车辆保养、清洗、打蜡等。，应先填写“车辆维修申请表”，注明行驶里程，经批准后方可送修。
③车辆应在行政部指定的地点或特约维修店进行保养，否则保养费不予报销。凡是能自己修理的，都可以报销购买材料和零件的费用。
④车辆在行驶过程中因故障或其他磨损急需修理或更换时，可根据实际需要进行修理。修理费用超过2000元时，应联系行政部请示。
(7)当违规/事故发生时:
①无证驾驶或私自将车借给他人，违反交通规则或发生事故，由原驾驶人承担，给予记过或开除处分。
②各种车辆如在公务途中遇到不可抗拒的车祸，应对伤员进行急救，向附近交警报案，并立即联系行政部负责人；如果是小事故，可以自己处理，上报行政部。
③发生交通事故后，需要赔偿受害方损失的，扣除保险金额后，差额部分由驾驶人酌情承担。
④事故造成的车辆损失，扣除保险金额后，由司机和公司根据实际情况分摊。因违反交通规则而导致的任何罚款应由司机承担。
11、车辆管理检查表
汽车日期、月份、日期
项目
周
洗车
加油记录
汽车状况记录
养护记录
评论
汽油
机械油
一笔钱
附属部分
外部
控制
内容
一笔钱
加油
英里数
换油
英里数
轮胎
声音
冷空气
12.公务用车记录表
月/日
事件的起因
位置
时间
里程(桌子数量)
使用部门
核定
起始时间
暂停
向上(公里)
终点(公里)
总公里数
13.办公文具如何管理？
(1)文具及印刷品的申请、接收、交付、保管及会计由行政/总务专人管理。
(2)管理员根据文具的品种、规格，根据收发凭证，登录“文具进出登记卡”。
(3)各部门领取印刷品时应填写“文具领取单”，经主管批准后领取。
(4)除特殊物品外，各单位共用的信封、文具、内部联系单由总务科保管。
14.如何保证计算机系统的安全？
(1)病毒防护要求
①对于联网的计算机，未经批准，任何人不得将软件或文档复制到计算机网络中；对于没有联网的电脑，由机房负责软件安装。
②任何一台微机需要安装软件时，由相关专业负责人提出书面报告，经经理同意后，由机房负责安装；所有的微机都不允许安装游戏软件。
(3)装有软驱的电脑不允许接入网络。在使用软盘之前，有必要确保没有病毒。
④数据备份由相关专业主管管理。备份软盘由专业负责人提供。
⑤用户离开前应注销系统并开机，无需经过保管人同意。不要用别人的电脑。
(2)管理措施
①要求专业负责人采取必要的措施，确保所使用的微型计算机始终处于清洁和良好的状态。
②除机房负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸使用过的微机或相关计算机设备。
③关键计算机设备应提供必要的断电保护；硬件维护人员在拆卸微机时，必须采取必要的防静电措施。
④机房应制定防病毒作业计划(包括检查周期、时间、方法、工具、责任人)，并报机房经理批准后实施。
⑤各专业负责人和机房专人按上述运行计划按时(至少每周一次)进行检查，并填写检查记录。
15、防火系统应主要包括哪些方面？
(1)本着“预防为主，防消结合”的原则，消防安全领导小组应定期对全体干部职工进行消防安全教育，并组织专业消防队进行消防训练；完善逐级检查制度，确保及时发现和消除火灾隐患。
(2)各生产班组和重点部位的兼职消防安全员和监督员在每日班前和交接班前应对本工作场所进行一次消防安全检查；我公司消防安全领导小组每半年进行一次大检查，每季度进行一次抽查。
(3)从事或聘用电工、焊工等特殊工种的人员，应按规定进行消防安全技术考核，取得合格证后方可操作；重点部位和生活区应配备消防器材，不得以任何借口挪作他用。
(4)仓库内所有涉及易燃易爆物品的材料和设备应严格按规定管理。
(5)凡发现火灾隐患，应及时准确地向保卫部门或消防部门报告，并积极参加灭火。保安部按下火警后，应及时组织力量配合消防部门灭火；
(6)所有员工不准在宿舍使用电炉等电器；外来施工单位作业中需要动用明火的，应按规定填写临时动火申请表，严格办理申请手续，经批准后发给临时动火作业许可证，方可动火作业。他们下班前要严格执行检查制度，确认安全后才能离开。
