版记由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素。
一、主题词
主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语。
作用：方便检索和存储以及办公自动化。
位置：抄送机关上方。
要求：按照《国务院公文主题词表》（1994年4月修订），
选择最能反映公文中心内容的词语。一般不超过5个。
顺序：先标类别词，如“农业”、“工业”、“能源”、“邮电”等。再标类属词，分两部分，一是反映文件内容的词，如“水土保持”，二是反映文件形式的词即文种，如“通知”。例如：《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》（国发〔1998〕16号）的主题词是“教育 学生 就业 通知”，
三、 抄送机关
抄送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机
关。《办法》第14条规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送。《办法》第20条规定：“受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”
四、印发机关和印发时间
前者一般是机关的中枢办公部门。
位置：抄送机关下方。
后者指该公文送印或发出时间。
位置：在印发部门右边。
五、 印数
印数指公文印制总数。
位置：印发时间正下方，向右不顶格。
公文的版记包括四项：主题词，抄送单位，印发单位和印发日期等。
公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。
无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。
常用公文格式
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
公文的各要素划分为眉首,主体,版记三部分置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记
在版心内。
理由一、《国家行政机关公文格式》第52条规定， 公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm ；公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm ；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。可见除页码外，版记应置于版心内。
理由二、《国家行政机关公文格式》第835 条版记的位置规定，版记的最后一个要素置于最后一行，当然是版心内的最后一行了。
主题词是揭示公文主要内容的规范化词或词组。
作用：标注主题词有助于文秘部门依据公文主题及时快速地处理公文，也便于日后查找、检索公文。
格式：主题词要居左顶格书写，“主题词”三个字要用黑体3号字，后面跟“：”，词目用小标宋3号字，词目与词目之间空1格。
内容：主题词的词目选取表达公文类别、问题、中心的词或词组。要简明，例如：城市建设 城市规划 预算 等。
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