先做个测试吧。每个难题都要回答:是，或者不是。
选择:
1.在电脑和智能手机、平板电脑等移动终端扣收邮件时，取消语音提示和提醒标志。
2.你一天会解决好几次邮件。
3.对于电子邮件的解决方案，您不仅会查询它，还会继续删除、共享、归档、更改或将其包含在您的日历中。
4.你可以在完成工作后清空收件箱。
5.电子邮件中的日常任务或日程会自动包含在待办事项中，并得到妥善处理。
6.在解决邮件的时候，可以遵循一定的标准，比如秘密发送群副本，有既定的发送理由，每封邮件只包含一个主题样式，全自动签名，有效整理手机联系人等。
7.您可以立即或在承诺的响应期限内，解决所有接收或发送电子邮件的关键问题。如果不能立即回复，就告诉对方。
根据这个测试，你可以知道自己现阶段解决电子设备办公的水平，找到自己需要进一步提高的水平。你要注意这些你的答案是“不”的难题，它们才是你现阶段急需解决的。
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这让我想起了七年前的自己。
那时候我刚来公司，还是个职场菜鸟。我每天都要和很多报表相处，每天上班前发邮件也是我工作的一部分。
有一天我正在上班，突然走过来一个领导干部。他没有说话，只是在电脑屏幕上轻轻擦了擦，然后看了看无名指上的灰尘，笑着说:“你过来看看，这里是不是没擦到？”
那一刻，我的脸变红了。我没有注意每一个关键点。领导干部的细腻和细心，是我无法企及的。
领导转向我的电脑，当时我正准备提前发邮件。在打开的网页中，网易邮箱的字样不断被收藏。领导干部看出了我的困惑，以建设性的口吻说:“日常生活中使用的一些网页，可以个人收藏，方便下次使用。”
可能不是什么关键的工作秘密，换句话说就是工作中的基础知识。但是对于像我这样来自农村的白人专业人士来说，一点一滴的认知能力才是提升专业能力的关键层面。从那以后，我变得更加勤奋和好奇，主要是因为我不想让自己离别人太远，领导干部让我工作的时候可以做得更有效率。
有志者事竟成。7年过去了，我已经可以独立工作了，领导干部给我安排工作往往很容易。虽然当时的领导干部已经走了，但他对我工作的正确指导和帮助让我受益终生。
当我们偶然看到法国高效率权威专家桂鑫·拉斯的《极简工作二——战胜拖延症和焦虑，从整理电脑开始》这本书时，脑海中立刻想起了他。他让我知道如何更高效地完成自己的分类工作。
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信息时代，每个人的焦虑和工作压力很大程度上来自于信息内容繁杂的虚幻世界。许多等待处理的电子邮件，不断累积的日常任务，以及稳步增加的数据量严重困扰着每个人。
就拿大家每天相处的邮件来说吧。虽然电子邮件有很多优点，但现在许多人把它视为时间和活力的“掠夺者”。其实没有邮箱，也不是邮箱本身造成了我们这样的苦恼。问题的关键在于每个人如何使用电子邮件。
对于这个难题，效率很高的法国专家桂鑫·拉斯在《极简工作II——击败拖延症和焦虑，从整理电脑开始》一书中得到了技术类专业的具体指导和建议:
⑴改进邮箱设置
遵循电子邮件作为中心工作服务项目的标准设置电子邮件，并听取以下实际建议:
关闭接收邮件和标志的声音。
隐藏不重要的邮件提示，如信头细节、邮件大小、邮件优先级等。
对应表示推送未读邮件，接受未读邮件。设置自己的邮箱，扣除这些自己真正需要的邮件，解决扣除邮件时要投入大量精力去解决的困惑。
这样做的好处是:你可以推销这个概念，并尽快投入到当前的日常工作中。此外，还可以彻底清空收件箱，不用担心引发问题，也不用被一大堆邮件自动回复搞得晕头转向。快速工作逐步提高工作效率；而一味的跟着别人的步伐去回答，在工作中会很迷茫。
(2)清理你的收件箱
设置一个名为“以前的邮件”的文件夹名，将很多未处理的邮件从“已读邮件”迁移到这个文件夹名。这样，你将重新获得一个干净的收件箱。你可以根据工作需要，知道如何处理这类迁移过来的邮件，保持收件箱的整洁。
那样的好处:一切都可以重新开始，从解决新收到的邮件开始，这对提高工作效率至关重要，否则你会一直陷在过去，没有任何发展。干净的收件箱能给人一种温暖的感觉，就像干净的桌面一样。
(3)给电子邮件一个“家”[S2/]
再次，设置与作品相匹配的分类文件夹名称级别。如果文件夹名很多，就够了。可以参考以下建议:
已解析的电子邮件文件夹名称:此处包含所有已解析的电子邮件。如果在以后的工作中需要这类邮件，可以根据搜索功能轻松查看。
“等待处理的邮件”文件夹名称:在该文档级别中，邮件将被标记为等待处理，邮件将在日常任务内容进一步完善后得到解决。单击此文件夹名称可显示哪些电子邮件仍在等待处理的信息。如果情况允许，你应该就电子邮件的内容提问。如果已经完成工作，可以将相关邮件迁移到“已解析邮件文件夹”的名称下。特别说明:这个文件夹名称中的信息内容不应该是一潭死水，只有里面的信息内容不断升级，设置这个文件夹名称才更有意义。
“临时电子邮件”文件夹的名称，例如专用于“研讨会”的临时电子邮件文件夹的名称:所有与研讨会相关的电子邮件都存储在这里。会议结束后，您可以将所有临时文件夹移动到名为“已解析电子邮件”的文件夹中。
这样做的好处是:你不必浪费时间去考虑一封解决了的邮件必须放在哪个文件夹里。搜索过时的电子邮件也可以更快。
(4)集中时间解决电子邮件
把整个求解邮件的时间规划好，对提高求解效率很有帮助。这样你就不容易因为邮件解决而危及到你的其他工作。你最好根据自己每天的工作内容，科学安排解决邮件的时间。比如可以在午睡前规划一段时间，下班前规划一段时间专业解决邮件。对自己来说，一方面不用一直花时间精力独立解决每一封邮件，另一方面邮件回复越来越简洁但准确，相信你的朋友会为此感谢你的。
将整个解决电子邮件的时间设定在最多30分钟以内，已经被证实是最高效的整体方案。如果你必须从整体上计划一个不同的解决时间，那么你可以在早餐或英式下午茶之前计划半个小时来解决你的电子邮件。我相信你已经掌握了统筹规划的方法。
在整体规划的时间里，你没有解决所有的邮件，这没问题。尽量在这个时间框架内做你能保证的事情。关键是，已经打开查询的邮箱，其实已经被“解决”了。
⑷制定精英团队在工作中收发邮件的标准
在很多工作中，精英团队甚至公司都没有统一的收发邮件的标准。邮件得不到即时回复，会导致员工之间沟通不畅，产生压力和矛盾。
以下建议确实可行:
电子邮件收发标准应由精英团队成员制定。团队中的每个成员都有消极的支配欲。只有这样，才能达成广泛共识，标准才能遵循。
邮件收发标准不用太复杂，一页就够了。
不一定要把标准定得太严格，关键是合理遵循标准。中后期可以根据具体需要进行调整。
也请记得通知你的新朋友和受训者收发电子邮件的标准。
[6]提高工作效率的总体目标已经达到
您可以根据自己的需要将解决方案应用到电子邮件中。此外，如果你的同事们一起努力改进电子邮件的应用，提高工作效率，这种建议将充分发挥更大的作用！
另外，没有必要把计划做得很大。重点是，千万不要为了一把剑而刻舟求剑。行动胜于雄辩，我们应该真正应用这种方法来提高工作效率。
