如何高效率开会

我接触过很多中小企业，不客气的说很多企业领导不会开会。会场总是乱七八糟，大家各说各的理由。最后什么问题都没解决。据我观察，主题不清、跑题、议而不决、无人跟随是低效会议的四大弊端，在很多管理不规范的中小企业中普遍存在。那么，如何才能高效地召开会议呢？我认为应该从以下八个方面着手:

首先，确定会议议题。开会前，要明确时间、地点、议题、议程、主持人、参加人员、注意事项等。

第二，发出会议通知。如果不是紧急会议，会议通知应通过电子邮件、公告栏、电话、会议通知等方式提前发送给与会人员。会议当天，最好再次提醒您，确保与会人员及时收到会议通知。

第三，准备会议材料。为确保会议的有效性，会议组织者应提前准备好与会议议题相关的背景资料，供您参考。否则，稀里糊涂的开会，必然影响会议的效率。

第四，调试会议设备。会议当天，主办单位要对会议的辅助设备和工具，如投影仪、笔记本电脑、遥控器、录音笔、激光笔、白板、记号笔等进行调试和检查，确保其在会议期间正常使用。

第五，控制会议节奏。会议的组织者/主持人要根据会议的议题和议程来控制会议的节奏。第一，要避免大家纠缠琐事；第二，要防止会议偏离主题；第三，要掌握会议时间。

第六，下决心解决问题。会议主持人或出席会议的最高领导人应随时记录与会者提出的问题和建议。如果他们能当场做出决定，他们应该立即阐明解决方案、负责人和时间安排要求。如果需要思考，要在会议结束时明确领导、协调人和完成时间。

七。整理会议纪要。会议组织者要落实会议记录人员，必要时在记录前向领导请示。会后，主办单位起草会议纪要，整理好，提交领导审核修改，审核无误后发给与会人员。必要时，会议记录可附会议决议责任清单。

八。跟进会议决议。会议决议逐一落实到相关责任人，必要时由各方确认形成书面备忘录。然后，会议组织指定专人定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向领导汇报。

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